Geheimhoudingsplicht

Artikel 1 – Doel en reikwijdte

1. Deze geheimhoudingsplicht strekt ertoe de vertrouwelijkheid te waarborgen van alle informatie waarvan medewerkers van HBM Juristen kennisnemen in het kader van hun werkzaamheden.
2. Deze regeling is van toepassing op alle bij HBM Juristen werkzame personen, waaronder begrepen maar niet beperkt tot juristen, advocaten, juridisch medewerkers en stagiairs.

Artikel 2 – Vertrouwelijke informatie

1. Onder vertrouwelijke informatie wordt verstaan alle informatie, in welke vorm dan ook, die:
   • betrekking heeft op cliënten, dossiers, zaken of rechtsposities van cliënten;
   • ziet op interne organisatie, bedrijfsvoering, strategie, tarieven, modellen, werkwijzen, knowhow en interne communicatie van HBM Juristen;
   • afkomstig is van derden en waarvan het vertrouwelijke karakter bekend is of redelijkerwijs bekend moet worden geacht.
2. Vertrouwelijke informatie omvat zowel mondelinge, schriftelijke als digitale informatie, ongeacht de wijze van vastlegging of verstrekking.

Artikel 3 – Geheimhoudingsverplichting

1. Medewerkers zijn verplicht tot strikte geheimhouding van alle vertrouwelijke informatie waarvan zij uit hoofde van hun functie of werkzaamheden kennisnemen.
2. Het is medewerkers verboden vertrouwelijke informatie, direct of indirect, aan derden te verstrekken, openbaar te maken of voor andere doeleinden te gebruiken dan noodzakelijk voor de uitvoering van hun werkzaamheden voor HBM Juristen.

Artikel 4 – Uitzonderingen

1. Verstrekking van vertrouwelijke informatie is uitsluitend toegestaan indien:
   • dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de werkzaamheden en plaatsvindt binnen de organisatie van HBM Juristen;
   • sprake is van een wettelijke verplichting of een bindend bevel van een bevoegde autoriteit, in welk geval – voor zover mogelijk – vooraf overleg plaatsvindt met de directie van HBM Juristen.
2. In alle gevallen dient de verstrekking te worden beperkt tot hetgeen strikt noodzakelijk is.

Artikel 5 – Zorgvuldigheid en beveiliging

1. Medewerkers dragen zorg voor een zorgvuldige omgang met vertrouwelijke informatie en nemen passende maatregelen ter voorkoming van onbevoegde kennisneming, verlies of misbruik.
2. Dit omvat onder meer het naleven van interne richtlijnen inzake dossierbeheer, IT-beveiliging, gebruik van e-mail, cloudopslag en fysieke archivering.

Artikel 7 – Slotbepalingen

1. Deze geheimhoudingsplicht vormt een aanvulling op eventuele wettelijke beroepsgeheimen en contractuele geheimhoudingsverplichtingen en laat deze onverlet.
2. In gevallen waarin deze regeling niet voorziet, beslist de directie van HBM Juristen.